外部パートナーの仕事をする上で大切にしていることやポリシー

 

こんにちは。
経営者や一人社長、講師の方の右腕として活動している名古屋の集客・運営プロデューサーの平野亜希です。

 

オンライン会議、リモートワーク、オンラインセミナー、オンライン飲み会、ソーシャルディスタンスが定着してきました。仕事の約97%がリモートワークの私にとって「相手を想う距離感を表現しやすい環境」です。

 

本日は、オンライン中心の外部パートナーとして私が仕事をする上で大切にしていることやポリシーをお届けします。ぜひ、あなたの外部パートナーになり得るのか、外部パートナーを入れるタイミングの判断、見分ける基準にしてください。

 

 

オンラインの「3つの心得」

オンラインでのコンサルティング、外部パートナーとして会議参加、セミナーの集客・運営、採用面接官代行、養成講座の講師・オブザーバーを担っている中で、私が画面越しで大切にしている3つです。

(1)やわらかい表情
(2)安心する大きくゆっくりな相槌、一目瞭然の瞬間的な動作
(3)終了後のラブレターメール

 

オンラインの画面越しでの「安心した空気感」をいかに創るか。面接官のひとり、会議やセミナーの参加者のひとりとしても、ファシリテーターや主宰に丸投げではなく、一緒に創り上げます。

 

ファシリテーター、主宰、サポートスタッフ、応募者が一生懸命話しているなら、画面越しに、無表情、不動はありえません。どのような立場でも、感謝と敬意を表し、安心感や達成感を提供するのはあたりまえです。

 

「終了後のラブレターメール」は、2つあります。1つは、詳しく別の項目で後述していますが、私のコンサルティングを受けられた方へ内容をまとめて可能な限り当日には送ります。

 

もう1つは、一般的にお礼メールと同じで、私が送る場合は、「私の人生の1回になったお礼」です。ほとんどが参加者の場合ですから、やみくもに参加しませんが、選んだときは最後まで心を込めています。どちらも共通しているのは、相手の立場に立つということです。

 

余談ですが、この3つを実践しているとご縁がたくさん生まれます。安心するスタッフや仲間を探している主宰者や参加者の目に留まりやすくなり、仕事のご依頼のきっかけになります。また、フリートークや質疑応答であててもらえやすくなります。ありがたいことに、私の苦手な突発的対応力、声の抑揚などの実践の場になっています。

 

 

打合せ、仕事の指示で大切にしていること

それは、「言うは易く行うは難しの責任を負う」です。一般的に、「コンサルティング、プロデュースは、言う側」「コンサル生、クライアントが、行う側」のような図式を描きやすいですが、行う側が安心して実践できる環境作りは、言う側の責任と思っています。

 

ですから、打合せや仕事の指示を受ける側になったときの気持ち、準備も大切にしていますし、大切にしてくださる方とパートナーを組むことが多いです。

 

コンサルティング中、コンサル生やクライアント(行う側)にメモを取ってもらうことよりも大切なことは、いかに「ご自身のもやもや・悩みを吐き出し、勇気を持ち、コンサルティング終了後に実践してもらえるか」です。この「勇気を持ち」はとても重要ですね。

 

ですから、私が「言う側」であれば、コンサルティング中の内容を私がまとめ、次回のコンサルティングまでの流れを書き添えます。そして、当日中にメールでお送りします。これが私の「言うは易く行うは難しへの責任の負う方法」です(これが、先述した「終了後のラブレターメール」の1つです)。もちろん、「行う側」であれば、質問、確認事項を当日中にメールでお送りします。

 

目標を達成するためには、どちらの立場にも責任があります。行動に移すのは、不安、恐怖です。安心して行動できる環境創りはお互いの責任です。

 

 

役割の責任を負う

外部パートナーは、決定権も任せられることがあります。ですから、仕事が似ている事務代行やライターに比べ、二歩三歩先を考えたり、役割の責任や範囲も広いです。

 

事務代行は事務のプロ、ライターは記事を書くプロ、外部パートナーはこのふたつのプロに「クライアントとクライアントのお客さまの懸け橋」が追加されています。「目標(ゴール)から入口を考え実現するプロ」です。つまり、逆算(目標)から考えることがほとんどです。

 

たとえば、目標は「リピーターのお客さまを増やす」。
(8)お客さまが話したくなる仕組み
(7)初めて、お客さまが商品を手にして喜ぶ
(6)お客さまを徹底的に知る
(5)お客さまに安心できる窓口応対
(4)申し込むフォーム、Web構築
(3)お客さまが安心できるセールスレターを書く
(2)お話しを聴き、さらに知る(情報収集、分析、ビジョンの設計)
(1)ご相談者を知る

 

お客さまに安心して商品を購入していただく、クライアントに安心して任せていただくために、「仕組み(導線)」を作り上げる。点と点をつなげる。お得意さまを増やす。クライアントも安心して好きな仕事だけ没頭できる環境を創り上げる。

 

クライアントに代わってお客さまへ心を込めた応対もでき、クライアントの商品への愛情も代わって伝えられます。たとえば、売上アップに重要なお客さまの情報もスピーディーにデータ化できますし、お客さまによって言葉を選べます。たとえば、「大事」よりも「だいじ」、病気や看病をイメージできる「ガンガン」を使わないなど心を込めたこともしています。

 

 

データ化、シンプル化、効率化し、活用しています

集客・売れる文章には「お客さまの声」に耳を傾けることが大切です。たとえば、お客さまアンケート、お客さまの言葉・音も拾い上げます。データ化することで、キーワードが見つかったり、効果的な時季や地域にメディア営業(売り込み)もできますし、毎月の売上が読めるようになります(損益分岐点売上・分析、客単価アップ、経費・粗利率、安定した環境などに活用)。

 

資料を預かり10日程度でデータベース化して、セールスレターへの添削、メディア運営などの提案をしています。もし、お客さまアンケートを運営していない場合でも別の方法で拾い上げています。

 

同じ商品があふれていると「誰から買うか」で決まります。どのようなプロも「すべては心を持った人間を相手にビジネスをしている責任がある」と思っています。ですから、「お客さまの人生の1回への責任」をクライアントと一緒に大切にしています。

 

お役に立てない方の特徴のひとつに「役割の責任と、経営の責任の勘違い」があります。決定権、決裁権の違いです。マインドや想いを尊重しますが、経営の責任まで丸投げする方のお役に立つことはありません。

 

 

毎月の売上を読める「聴く、意見」をする

目的のある方とは、未来を描け、それぞれの役割の責任を遂行しやすいです。私も、最初に目的(ゴール)を明確にし、クライアント、クライアントのお客さまの話しをお聴きし、「解決策を提示」しています。

 

そのための時間を最優先で作り、必要所要時間、終える時間を事前にお伝えし、短時間で話しを終えています。

 

双方の責任を負うためにお客さまを幸せにするビジネスは、お客さまのお金、時間に責任を持てる方と思っています。私は、クライアントから必要とされる仕事の中で役立てること、対価と時間をはっきりと言葉にする方を選んでいます。

 

 

はっきりと答え、ズカズカと応える

ただ、お話しをお聴きするのは、目的のある方のみです。目的があると、どのようなお客さまを幸せにしたいのか、予算、いつまでに成果をほしいのか、どんなことに困っているのか、どうしてほしいのか、など本音を話してくださるからです。

 

不安になって後退しそうになっているときも代わりに攻めの営業を仕掛けるなど、私も手伝えることをはっきりと答えられ、その後もズカズカと応えていけるからです。

 

 

SNSに載せない

検索すれば情報が得られる時代から、意識してシャットアウトしないと情報が入ってきてしまう時代になりました。もうすぐ、自分で情報を選ぶ時代になると思います。この人なら信頼できるという情報を発信していきたいです。

 

発信しているSNSから、どのような影響、リスクになるのかを軸に考え、メディア運営をしています。本音を話してくださるからこそ、SNSに載せないことで信頼を見せています。※参考記事「SNSにアップしないから大切なモノが伝わる

 

 

やみくもに追加料金を請求しない

仕事をお引き受けするときに「今後、起こること」を想定しているので、実務内訳書に料金と実務を記載しています。

 

2歩3歩先のことを含めて提案しているので、スタート期には不要のように感じる内容もありますが、結果が出始めると追加料金の話しをするよりも「お客さまや新規ビジネスの問い合わせなど、すぐ次のステージに行ける安心感」が必要になります。次のステージへ進む頃には、実務の内訳書の範囲をまんべんなく活用いただける環境が整っています。

 

ほとんどの実務に必要な保守、検証、管理を指していますが、報連相をしながら、主体的に役割の実務の中で保守、検証、管理をしています。分からないことをスルーするのではなく、リスクと効果としてシンプルにお伝えし、安心して任せて好きなことだけをするという環境創りを提供しています。

 

 

法律、リテラシー、守秘義務の遵守

ご依頼の業種によっては、法律、リテラシーの遵守をしております。業務提携、フランチャイズなどの契約によっても遵守項目のある場合も同様です。

 

ただし、ビジネスを経営していく上で、掲載NG用語、困ったやりとりの開示をお願いしていますが、すべて、クライアントの描く「誰の、幸せ」を叶えるためにお願いしています(お名前の開示はなく、行動や言動を開示いただいています)。

 

※なお、任せていただく業務によっては、個人情報を共有する際は、安全管理措置の明記した契約締結、定期的に管理基準を満たしているかの確認も受けておりますし、相談できる特定の法律の専門家もおります。

 

 

相乗効果の出やすい方と相性がいい

表に出て好きなことをして目的を達成したい方の裏方としてビジネスをしているので、クライアント、クライアントのお客さまの安心感を最優先にできる環境や人、「お客さまの人生の1回への責任」を一緒に大切にできる方との時間を大切にしています。

 

そのため、距離感にはとても敏感です。お互いを尊重できない方、言われたことだけをやって欲しい方、ガッチガチの上下関係を好む方はお断わりしています。

 

 

割引、分割、後払いは、お断わりしています

言葉は、人を幸せにするために存在していると思っております。その言葉を使って、ビジネスを一緒にしていく外部パートナーとして、対価をお支払いいただき、目標達成で応えています。

 

そのため、クライアント、クライアントのお客さまの幸せを考えて提供しています。ぜひ、あなたの外部パートナーになりうるのかもご判断ください。なお、上下関係、力関係を感じたり、情に訴えて無料で引き受けてもらおうとする方もお断りしております。

 

 

ご相談に大小はなく、即解決を目標にしています

即解決できれば、クライアントとクライアントのお客さまの安心につながります。連絡手段も「2人だけの手段」を構築しています。

 

一般的に、土日休みであれば、週明けの月曜日の午前中、週末の金曜日の午後は、緊急以外は、メール、電話を避けていますが、信頼関係が構築できているパートナーであれば、すぐ連絡が取れる手段を選べるようになります。

 

たとえば、重要な内容は先にメールでお送りいただいて、さらに急であればショートメールもいただき、最短で返信やコンサルティングの日時を決める。海外出張中ならつながりやすい手段を使用するなど、「お客さまに安心していただく」を共有し、おひとりおひとりの連絡手段を一緒に決めます。

 

結果、曜日や時間は関係なくなります。あなたとあなたのお客さまに安心してもらうことが最優先です。おひとりおひとりの連絡手段は異なりますが、おひとりおひとりが安心して待っていただける関係を築いています。

 

だからこそ、信頼関係の構築ができていない時期から、LINE、Messenger、ショートメール、フリーメールなど手軽な手段は選んでいません。

 

パートナーのお客さま応対を担っている場合は、緊急度や重要度を基準とし、時間外であっても応対する、もしくは、翌日に持ち越す(一般常識の範囲にする)のかを判断します。クライアントには必ず一報を入れます。そして、応対します。このように、連絡が取れないこともあるので、事前にどこまで応対していいのか、決定権を付与いただく場合もあります。

 

 

希望する納品日・時間をお願いしています

作成代行、添削の納品、コンサルティング実施の希望日、時間をはっきりと伝えてくださるようにお願いしています。週始まりを日曜日や月曜日と思う人もいるのと同じように、週末、夜、昼にも人それぞれがあります。はっきり伝えていただくことで、お客さまのためのあなたの希望や悩み、課題であれば一緒に取り組め、良質な環境を創り提供することができると思っています。

 

 

最後に。
ぜひ、外部パートナーを見分けるポイントにしてください

以上が外部パートナーとして仕事をする上で大切にしていることやポリシーです。ぜひ、あなたの外部パートナーを入れるタイミングの判断、見分けるポイントの基準にしてくださいませ。サービス一覧は、こちらからどうぞ。お問い合わせは、こちらからどうぞ。

 

 

●参考記事「開始から、支払い→打合せ→仕事の指示などの流れについて