大手の事務代行と、個人事業主の事務代行の違い。

 

2019年までは夫の転勤に左右されず自宅で仕事をしたいという女性に在宅ビジネス希望者が多かったのですが、2020年の新型コロナウィルス感染症を通じて「働き方」が一気に広がりました。個人の働き方が多様化したことでニーズも増えてきました。そのひとつ「事務代行サービス」。この記事では、どちらも経験してきたからこそお届けできる「大手企業の事務代行と個人事業主の事務代行、どちらを選んだらいいのか」のヒントになればと思います。

 

大手と個人事業主の大きな違い

大きく違うのは、「ここからここまでと業務の範囲が決まっていること」です。経理、人事、営業などきちんとやることが決まっていて、例外が発生しないような業務には向いているのは「大手の事務代行」です。つまり、ポイント(点)の業務です。

 

大手は所属している人材が多数いるため、依頼したい業務と料金(予算)で企業側が人材を決めます。依頼業務が決まっているからこそ、「お願いしたことしかやらない」「融通が利かない」「境界線を越えてくることもない」。スピーディある効率化を狙えます。双方が「ここまでです」とも言い合えます。そして、従業員を雇う費用や人材を育てる時間も抑えられます。

 

また、担当者が出張や病欠などで対応できない場合に「ピンチヒッターがいる」のもメリットです。料金は、業務内容(範囲、責任)で決まります。しかし、人材の経験値だけは企業側が決定しますので気になる方は公開可能であれば実績(経験)を質問して回答を得ると良いでしょう。

 

一方、個人事業主の事務代行には、2つのタイプがあります。

1.大手に所属して個人事業主として委託を請けている
2.独立をして独自のホームページなどを開設して営業している

 

1.については大手に所属(登録)している請負契約(関係)ですので、ここからは、2.独立をして独自のホームページなどを開設して営業している個人事業主についてお届けします。

 

独立している個人事業主の事務代行にのみあるチカラ

独立をして独自でホームページやSNSなどのメディアを運営しているなら、あなたの「こうしてほしい!」が解決できる相手なのか、本人に知られることなく実績を確認することができます。ホームページをみることで、営業術だけでなく、集客・運営(運用)などの経験の有無も見極められるでしょう。「実績」「サービス一覧」で確認できます。

 

また、クライアント(自分の提供しているサービスに向いているクライアント様)がわかりやすいように工夫がある、プラスアルファがある、お客様の声をヒントに文章を作り上げる、ができます。ライター業との違いでもありますが、「売るという経験がある」「集客の導線なども考えられる」「接客だけでなく接遇(おもてなし)の経験がある」ができます。

 

事務代行をお願いしたいとき、苦手とする分野が営業、集客と申込率、お客様の導線など全体を考えながら「お客様が悩みをどう解決できるかを明確にし、安心して申し込んでいただく」を基準だったり、「自分にはもう少し足りないな、不安だな」と感じるのであれば、予算が許す限り『独立している個人事業主』を検討するのもよいでしょう。

 

あなたの悩みに悪影響な人との境界線や業務範囲であれば、あなたが安心する二歩三歩先の具体的な提案をしてくれることも見込めます。

 

境界線や業務範囲が消滅すると「目標や目的の共有を求めること」も発生します。それは「いかにあなたを価値高く売るか」を考えるからです。

 

エンド商品からセールスレターやチラシの文章を考える。売上率は何%アップを狙うのか、参考書類があれば共有する、など。あなたのことを話していただく中で、まず「最初のお客様」になって、疑問や違和感も大切にするため、質疑応答や「ではどうしたらいいのか?」という専門性の高い質疑応答ができます。

 

料金だけで考えるだけでなく、ぜひ、何をしてほしいのか、範囲を決めること、提案をしてほしいこと、リスク(規約やプライバシーポリシーなど)も考えながら「誰に事務代行をお願いしようか」検討なさるといいですね。

 

ひとつの目安として

私がお引き受けする目安として「業者」というワードや「業者扱い」という態度が見られた場合はお断りをしています。決して生意気なことを言うつもりはありませんが、「マインドが一致していない」だけです。このような方は、大手の事務代行に相談されたほうが最適です。

 

大手では、「こちらの言うことだけを聞いておけばいいと言う方」「細かい質問はうっとうしいと言う方」「詳しい情報提供やルールなどの共有がなく、責任を押しつける方」「SNSなどITリテラシーのない方」「SNSを利用すると人間性が豹変する方」をお引き受けしても違うスタッフで対応することができます(起業している個人事業主ではそうはいきません)。

 

独立している個人事業主は、決裁や押印を待つことがない反面、ご相談範囲も時代の流れや環境に応じて情報収集や分析、専門スキルを向上させる鍛錬をし、柔軟に対応することを心掛けているため、情報提供や共有がある関係が必要とされるからです。

 

事務代行で会社員以上の収入を得るためには

個人事業主の事務代行で会社員以上の収入を得るためには、徹底した「お客様が喜ぶ」を考え、取引先に「経営者が喜ぶ導線、根拠」を提案できる信頼関係を結べる相手なのか見極めるチカラが必要です。

 

私の場合は、信頼関係の兼ね合いもあり、トライアルを設定しています(お試しコース)。最低でも1回は一緒に仕事をする必要がありますが、この「1回目」がとても重要です。バイトやお小遣い稼ぎのような手軽さでお引き受けしていないので、こちらの責任感や使命感がない方は『大手に所属』なさったほうがよいと思います。

 

事務代行も専門性の高いプロの仕事です。どのような経験をしてきているのか。営業(既存、新規)、人事(採用、教育、人材開発)、労務、経理(財務、給与、起帳・伝票)、法務、経営企画、秘書、総務。また、部下のいるリーダー、主任、課長、部長は誰もが経験できることではありません。「事務代行は誰でもできる」と思っていたら、まず、どのような事務代行を引き受けられるのかを掲げると良いでしょう。

1、言われた実務だけを、期限前に納品できる(範囲内で収まる)のであれば、『大手に所属』
2、集客や申込率を考えた実務を行う(範囲外も考える)のであれば、『起業』

 

特に誰かと関わっている経験は、お客様ひとりひとりの気持ちを表したキーワードをメールや電話から拾い上げられるスキルにもなります。

 

私が起業1年で下請け・孫請けから卒業し、法人との直接契約になった秘訣は「誰もやりたがらない裏方の仕事」と「集客、申込に特化した文章術」を提供しているからです。過去の営業術、プレゼン術、交渉術、電話だけでのファンづくり、インタビュー力・記事構成力が役立っています。

 

あなたが自信がある専門分野をアピールしてくださいね。私のホームページでは、ご依頼する方が確認する納期と予算の目安をきちんと載せています

 

気をつけたい点は、2つ

まず1つは、料金(予算)で企業側が人材を決めるということです。外注だろうと従業員を抱えようとも誰もが「予算を抑えて有能な人材を確保したい」と思うのは世の常ですが、それは誰もが思うことです。一方で「有能な人材」も働き方を考える可能性が大きいです。大手に登録している個人事業主もいますし、営業が得意だったり、スキルがあったり、すでに顧客がいれば独立して起業する場合もあります。

 

2つめは、信頼関係についてです。仕事をしていく上で「信頼関係」というのは魔物になることもあります。役割が明確になっていると、阿吽の呼吸のようにそれぞれが粛々と業務を進めていきますが、信頼関係を「甘えていい相手にすり替わる」場合があります。役割を逸脱し責任も一緒に押し付ける、機嫌によって暴言を吐く相手にする、などがあります。ビジネスでの信頼関係とは「厳しいこと、不正、ルール・規定違反なども忠告でき、一緒に改善に向かって行ける関係」です。

 

最後に。
自分に「何をどう投資をしているか」がバレる仕事です

私は、事務局代行とお得意様カスタマーサポート代行をすべて「メール」でお引き受けしています。メールだけで応対していてもクレームなく、追加申込や継続契約につながることがあります(あとからお客様の声や企業からご報告を頂戴します。喜びを共有しています)。

 

この応対力を身につける方法として、常に自分の「お金をどう使って、何を得て、お客様の未来につなげるか」を考えて行動(体験)しています。『上質なサービスを受けたいなら、上質な客になれる努力』をしています。高い品質のサービス・応対に相応の対価(価値)を支払い、売り手(スタッフ)と買い手の気持ちを体験しています。逆の「無茶苦茶なクレーム、注文の多い人」の応対にも良質な影響があります。統計ではなく、いかに心理応対が大切か、ということです。

 

裏方は、表舞台に立ったり目立ちませんが、私が大切にしているポリシーは「お客様が体験する結果への責任」です。流れ(応対力導線)が、私自身が常にハイレベルの事務応対を経験するために時間やお金を使い、出会ったスタッフひとりひとりの心に触れることで自分のレベルを上げることを目指しています。相手のお客様の時間やお金の扱い方で「私がどんな人で在りたいのか」も鑑にさせてもらえます。鍛錬のひとつです。結果、クライアントにも必要としていただいているのだと思います。

 

法人契約の更新につながる、経営者に好かれる「心がけ」。

 

あなたの「こうしたい!」を叶える人材はどこにいるのか。ぜひ参考になさってください。